SMART WORKING: ACCORDO INDIVIDUALE, COMUNICAZIONE OBBLIGATORIA E INFORMATIVA SICUREZZA

Dal 7 aprile 2026 sono entrate in vigore alcune novità in materia di lavoro agile, introdotte dalla Legge 11 marzo 2026, n. 34, con particolare riferimento agli obblighi del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza.

La novità principale riguarda il rafforzamento del sistema sanzionatorio in caso di mancata consegna dell’informativa sui rischi connessi allo svolgimento della prestazione in modalità agile. (portale.assimpredilance.it)

Lo smart working, o lavoro agile, rimane uno strumento organizzativo utile per molte aziende, ma richiede una corretta gestione documentale e amministrativa. Non è sufficiente consentire al lavoratore di svolgere la prestazione da remoto: occorre predisporre un accordo individuale, effettuare la comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro e garantire l’adempimento degli obblighi informativi in materia di sicurezza.

Cosa serve per attivare lo smart working

Per avviare correttamente lo smart working, l’azienda deve innanzitutto sottoscrivere con il lavoratore uno specifico accordo individuale di lavoro agile, ai sensi della Legge n. 81/2017.

L’accordo può essere:

• a tempo determinato;
• a tempo indeterminato, con possibilità di recesso.

In caso di accordo a tempo indeterminato, resta salva la facoltà di recesso secondo le regole previste dalla normativa: senza preavviso in presenza di giusta causa, oppure con preavviso ordinario, pari generalmente a 30 giorni, elevato a 90 giorni per i lavoratori disabili.

L’accordo deve disciplinare in modo chiaro le modalità concrete di svolgimento della prestazione. In particolare, è opportuno indicare:

Comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro

Oltre alla sottoscrizione dell’accordo individuale, il datore di lavoro deve effettuare la comunicazione obbligatoria di avvio dello smart working tramite il portale ministeriale.

In caso di accordo a tempo indeterminato, la comunicazione viene effettuata una sola volta all’avvio del rapporto in modalità agile, salvo successive variazioni o cessazioni da comunicare secondo le regole applicabili.

La mancata comunicazione dell’avvio dello smart working comporta una sanzione amministrativa pari a 100 euro per ciascun lavoratore interessato, secondo la disciplina prevista dall’art. 23 della Legge n. 81/2017.

Informativa sicurezza: obbligo annuale

Uno degli aspetti più rilevanti riguarda la salute e sicurezza sul lavoro.

L’art. 22 della Legge n. 81/2017 prevede che il datore di lavoro debba consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza una informativa scritta nella quale siano individuati i rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione in lavoro agile.

L’informativa non deve essere consegnata soltanto al momento dell’attivazione dello smart working, ma deve essere aggiornata e trasmessa almeno con cadenza annuale.

Questo adempimento assume oggi particolare rilievo, poiché la Legge n. 34/2026 ha rafforzato il collegamento tra lavoro agile e obblighi prevenzionistici, intervenendo anche sul quadro sanzionatorio previsto dal D.Lgs. n. 81/2008. (portale.assimpredilance.it)

Le sanzioni in caso di irregolarità

Alla luce delle novità introdotte dalla Legge n. 34/2026, la mancata consegna dell’informativa annuale sulla sicurezza in favore dei lavoratori in smart working può comportare conseguenze rilevanti per il datore di lavoro.

In particolare, le fonti operative richiamano l’applicazione della sanzione prevista dall’art. 55, comma 5, lett. c), del D.Lgs. n. 81/2008, pari all’arresto da due a quattro mesi o all’ammenda da euro 1.708,61 a euro 7.403,96. (portale.assimpredilance.it)

È quindi opportuno che le aziende verifichino tempestivamente la propria posizione, soprattutto nei casi in cui lo smart working sia già attivo da tempo e l’informativa non sia stata aggiornata o riconsegnata nell’ultimo anno.

Cosa devono fare operativamente le aziende

Le aziende che utilizzano o intendono utilizzare lo smart working dovrebbero procedere con una verifica interna degli adempimenti.

In particolare, è consigliabile controllare:

• la presenza di un accordo individuale sottoscritto con ciascun lavoratore;
• la corretta comunicazione al Ministero del Lavoro;
• la consegna dell’informativa sicurezza;
• la data dell’ultima informativa consegnata;
• la presenza di una prova documentale dell’avvenuta consegna;
• l’eventuale necessità di aggiornare gli accordi già in essere.

La gestione dello smart working non deve essere considerata un mero adempimento formale, ma un presidio organizzativo, documentale e di sicurezza. Una corretta impostazione iniziale consente di ridurre il rischio di contestazioni, sanzioni e criticità nella gestione del rapporto di lavoro.

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