COLLOCAMENTO OBBLIGATORIO DISABILI: PROSPETTO INFORMATIVO, OBBLIGHI, BASE DI COMPUTO E SANZIONI (LEGGE 68/1999)

Entro il 31 gennaio di ogni anno, i datori di lavoro soggetti alla Legge n. 68/1999 devono verificare se sussiste l’obbligo di trasmissione del prospetto informativo disabili, documento fondamentale per attestare la situazione occupazionale aziendale ai fini del collocamento obbligatorio.

Si tratta di un adempimento centrale nella gestione del personale, poiché consente alle autorità competenti di monitorare il rispetto della quota di riserva a favore delle persone con disabilità e, al contempo, permette alle aziende di pianificare correttamente gli obblighi assunzionali ed evitare sanzioni rilevanti.

Cos’è il prospetto informativo disabili e quando deve essere inviato

Il prospetto informativo sul collocamento obbligatorio è una comunicazione telematica che deve essere trasmessa esclusivamente tramite il servizio informatico regionale o provinciale competente.

Il prospetto deve rappresentare la situazione occupazionale aziendale al 31 dicembre dell’anno precedente.

È fondamentale chiarire che il prospetto non deve essere inviato automaticamente ogni anno.

L’obbligo di trasmissione sussiste solo se, rispetto all’ultimo prospetto inviato, si sono verificate variazioni che incidono su:

• l’insorgenza o la cessazione dell’obbligo di assunzione;

• il numero dei lavoratori computabili nella quota di riserva;

• la base di computo aziendale;

• la copertura della quota obbligatoria.

In assenza di variazioni rilevanti, non è necessario trasmettere un nuovo prospetto.

Contenuto del prospetto informativo collocamento obbligatorio

Il prospetto deve contenere informazioni precise e aggiornate, tra cui:

• il numero complessivo dei lavoratori dipendenti;

• la base di computo ai fini della Legge 68/1999;

• il numero e i nominativi dei lavoratori computabili nella quota di riserva;

• il numero di lavoratori con disabilità già occupati;

• i posti disponibili per nuove assunzioni obbligatorie.

Il documento costituisce una vera e propria “fotografia giuridica” della situazione aziendale al 31 dicembre.

Base di computo legge 68/1999: quali lavoratori includere

La determinazione della base di computo è l’elemento centrale per stabilire l’obbligo assunzionale.

In linea generale, devono essere inclusi tutti i lavoratori subordinati, compresi quelli che svolgono l’attività in modalità agile.

Rientrano nella base di computo:

• lavoratori a tempo indeterminato;

• lavoratori a tempo determinato con contratto superiore a 6 mesi;

• lavoratori part-time, computati in proporzione all’orario svolto;

• lavoratori intermittenti, computati in proporzione alle ore lavorate nel semestre;

• lavoratori in smart working.

Lavoratori esclusi dalla base di computo

Sono invece esclusi dal computo, ai sensi della normativa vigente:

• lavoratori già assunti ai sensi della Legge 68/1999;

• dirigenti;

• apprendisti;

• lavoratori assunti con contratto a termine in sostituzione;

• soci lavoratori di cooperative di produzione e lavoro;

• telelavoratori, se il telelavoro deriva da accordi collettivi nazionali stipulati da organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative.

Queste esclusioni incidono direttamente sul calcolo della quota obbligatoria.

Quote di riserva: quando scatta l’obbligo di assunzione

L’obbligo di assunzione di lavoratori con disabilità scatta al superamento di determinate soglie dimensionali:

• da 15 a 35 dipendenti: obbligo di 1 lavoratore;

• da 36 a 50 dipendenti: obbligo di 2 lavoratori;

• oltre 50 dipendenti: obbligo pari al 7% della base di computo.

È pertanto essenziale monitorare costantemente l’organico aziendale.

Esclusioni settoriali previste dalla legge

L’articolo 5 della Legge 68/1999 prevede specifiche esclusioni settoriali, con riferimento a particolari categorie di personale.

Sono esclusi:

• personale viaggiante nel settore autotrasporto;

• personale navigante e viaggiante nei settori del trasporto aereo e marittimo;

• personale di cantiere nel settore edile;

• personale operativo negli impianti a fune;

• personale impiegato in montaggi industriali o manutenzioni in cantiere.

Queste esclusioni riguardano esclusivamente le categorie indicate, non l’intera azienda.

Convenzioni per l’inserimento lavorativo: le novità normative

La recente Legge n. 198/2025, di conversione del D.L. 159/2025, ha rafforzato il ruolo delle convenzioni di inserimento lavorativo, intervenendo su:

• articolo 12-bis della Legge 68/1999;

• articolo 14 del D.Lgs. 276/2003.

Le convenzioni consentono alle aziende di adempiere all’obbligo in modo programmato, favorendo un inserimento graduale e sostenibile delle persone con disabilità.

Si tratta di uno strumento strategico per conciliare obblighi normativi ed esigenze organizzative.

Sanzioni per il mancato invio del prospetto informativo

Il mancato invio del prospetto informativo comporta una sanzione amministrativa pari a:

• € 702,43;

• più € 34,02 per ogni giorno di ritardo.

In caso di pagamento in misura ridotta:

• € 234,14;

• più € 11,34 per ogni giorno di ritardo.

La violazione è diffidabile ai sensi dell’articolo 13 del D.Lgs. 124/2004.

Come evitare sanzioni: indicazioni operative per le aziende

Una gestione corretta del collocamento obbligatorio richiede un monitoraggio costante dell’organico e della base di computo.

In particolare, è opportuno:

• verificare annualmente la situazione al 31 dicembre;

• controllare le variazioni dell’organico;

• monitorare il rispetto della quota di riserva;

• valutare l’utilizzo delle convenzioni;

• trasmettere tempestivamente il prospetto informativo, se dovuto.

Un approccio preventivo consente di evitare sanzioni significative e di gestire correttamente l’adempimento normativo.